Personele Görev Dağıtırken Yapılan 7 Hata

Görev dağıtmak, yöneticinin en sık yaptığı iştir ama çoğu zaman en az üzerinde düşünülen konudur. Aşağıdaki hatalar, küçük ekiplerde işlerin aksamasının en yaygın sebepleridir.

1. Sözlü talimatla yetinmek

"Şu işi hallet" diye söylenen görev, yoğun bir günde kolayca unutulur. Görevin yazılı bir kaydı olmalıdır.

2. Teslim tarihi vermemek

Tarihsiz bir görev, öncelik sıralamasında her zaman en sona düşer. Her işin net bir teslim zamanı olmalıdır.

3. Aynı işi iki kişiye vermek

Sorumluluk paylaşıldığında kimse kendini sorumlu hissetmez. Her işin tek bir sahibi olmalıdır.

4. İşi eksik tarif etmek

"Müşterinin klimasına bak" talimatı yerine adres, cihaz bilgisi ve şikâyet detayı verilmelidir. Eksik bilgi, sahada zaman kaybettirir.

5. Kapasiteyi görmemek

Bir personelin elinde zaten çok iş varken yeni iş vermek, tüm işlerin gecikmesine yol açar. Kimin elinde ne olduğunu görebilmek gerekir.

6. Geri bildirim beklememek

İşin tamamlandığını personelin bildirmesi gerektiği net değilse, yönetici sürekli sormak zorunda kalır.

7. Takibi hafızaya bırakmak

Ekip büyüdükçe kimin ne yaptığını aklınızda tutmanız imkânsızlaşır.

Çözüm: Görünür bir sistem

İş takip programları bu hataların neredeyse tamamını yapısal olarak önler: her işin bir sahibi, bir tarihi ve bir durumu vardır ve herkes aynı panoyu görür.